Hay trabajo que una persona repite cada semana y que un programa puede hacer solo: copiar datos de un sitio a otro, actualizar una hoja de cálculo, preparar el mismo informe, avisar de lo que se ha retrasado. Automatizarlo no es cambiar cómo trabaja tu empresa; es quitar de en medio la parte que no aporta nada y que además se equivoca cuando hay prisa.
El caso más común: alguien exporta de un programa y lo pega en otro, o reescribe a mano lo que ya está escrito en otro sitio. Se conecta el origen con el destino y deja de tocarse. Ya lo he hecho entre un ERP, una tienda Shopify y hojas de cálculo de Google.
El informe semanal o mensual que alguien monta a mano cada vez, siempre igual. Se programa una vez y llega por correo el día y la hora que toque, con los datos del momento en que se envía.
Excel y Google Sheets siguen siendo la herramienta de media empresa, y no hace falta abandonarlos. Se pueden llenar solos desde el programa de gestión o desde la tienda online, y quedarse donde están, con las fórmulas que ya tenéis.
Que un pedido cambie de estado sin que nadie lo mueva a mano, que el cliente reciba el aviso cuando toca y que el equipo vea en una pantalla lo que va con retraso, en vez de descubrirlo cuando llama el cliente.
Si tu programa tiene API o permite exportar, casi siempre se puede conectar. Tengo integraciones funcionando con Shopify, con el ERP Holded, con Google Sheets y con servicios de correo y mensajería.
Revisiones, comprobaciones periódicas, copias, avisos de fin de plazo. Cosas que funcionan mientras la persona que las hace está, y que fallan la semana que está de vacaciones.
1 Entiendo el proceso actual
Cómo se hace hoy, paso a paso y con nombres: quién lo hace, cada cuánto, con qué herramientas y en qué punto se pierde el tiempo o se cuelan los errores.
2 Decidimos qué merece la pena
No todo lo automatizable compensa. Sale una lista de lo que ahorra tiempo de verdad y lo que no, y se empieza por lo que más pesa. Con un presupuesto por escrito y el alcance cerrado.
3 Lo desarrollo
Sobre las herramientas que ya usáis, sin obligar a cambiar de programa ni a aprender otra interfaz si no hace falta.
4 Lo probamos con datos reales
Con vuestros datos y en paralelo a como se hace hoy, hasta comprobar que el resultado coincide. Un proceso automático que se equivoca en silencio es peor que el manual.
5 Se queda funcionando
Puesto en marcha, con el equipo sabiendo usarlo y con la opción de que yo siga al cargo del mantenimiento si prefieres no ocuparte.
Trabajo real del mismo tipo, con lo que se construyó y cómo se resolvió.
Como regla, todo lo que sea repetitivo y siga reglas claras: mover datos entre programas, preparar informes, actualizar hojas, enviar avisos, comprobar que algo ha llegado. Lo que necesita criterio o negociación no se automatiza, y no hay que intentarlo. La forma rápida de saberlo es contarme cómo se hace hoy: si me lo puedes explicar paso a paso, probablemente se puede programar.
Depende sobre todo de cuántos sistemas hay que tocar y de si esos sistemas dejan entrar. Conectar dos herramientas que ya tienen API es un trabajo corto; reconstruir un proceso que hoy vive en cinco hojas distintas, no. Te digo el precio por escrito antes de empezar, con el alcance detallado, y si un proceso no compensa automatizarlo también te lo digo.
No es la idea. Casi siempre sale mejor automatizar alrededor de lo que ya usa el equipo que sustituirlo: cambiar de programa tiene un coste de aprendizaje que se lleva por delante el ahorro. Solo recomendaría cambiar si la herramienta actual es justo la que impide automatizar.
Si tiene API, exporta datos o permite acceso a su base de datos, casi siempre sí. Ya he integrado el ERP Holded, Shopify, Google Sheets y varias APIs de terceros. Lo compruebo antes de presupuestar nada: si resulta que ese programa está cerrado, es mejor saberlo el primer día.
Una automatización concreta —un informe, una conexión entre dos herramientas— suele ser cuestión de días. Un proceso completo con varias piezas y su panel se mide en semanas. En los dos casos prefiero entregar antes algo que ya funcione y ampliarlo después, en vez de desaparecer dos meses.
Es la pregunta correcta. Lo que dejo funcionando avisa cuando algo falla, en vez de callarse; y queda documentado para que no dependa de mí. Si quieres, me quedo yo al cargo del mantenimiento, y si prefieres llevarlo internamente, el código es tuyo.
Lo que conviene tener claro antes de contratar a nadie —yo incluido—.
Cuéntame qué web necesitas, qué herramienta le falta a tu equipo o qué tarea quieres automatizar. No necesitas tener una solución pensada. Te respondo en menos de 24 horas.
O escríbeme directo a hola@maaxlab.com
