Si estás dándole vueltas a esto, es probable que hayas leído ya tres artículos que hablan de TCO a cinco años, de CAPEX contra OPEX y de empresas con más de cien usuarios. Y que ninguno te haya servido, porque tu empresa tiene doce personas, cuatro suscripciones y dos hojas de cálculo que nadie se atreve a tocar.
La decisión, a ese tamaño, se toma con otra pregunta. No es comprar o construir: es qué parte de cómo trabajáis es vuestra de verdad.
La regla que resuelve el 80 % de los casos
Compra lo que te iguala. Construye lo que te diferencia.
Facturar, llevar la contabilidad, enviar nóminas o firmar documentos son cosas que tu empresa hace igual que las demás. Ahí no ganas nada teniendo algo propio: pagas una suscripción, funciona desde el primer día y alguien la mantiene por ti.
Ahora bien, si tienes una forma concreta de organizar los pedidos, de repartir por zonas, de decidir qué se fabrica antes o de calcular un precio, eso no lo va a modelar bien ninguna herramienta de catálogo. No porque sean malas: porque están hechas para el caso general y tu caso no es general.
Lo que suele pasar es que se intenta forzar la herramienta a hacer algo para lo que no está pensada. El resultado es un campo de texto libre usado como si fuera otra cosa, tres hojas de cálculo paralelas y una persona dedicada a cuadrarlas.
Cuándo el SaaS es la respuesta correcta (que es a menudo)
Conviene decirlo claro, aunque me dedique a lo otro: para la mayoría de necesidades de una empresa pequeña, la suscripción gana. Y gana por goleada en estos casos:
- Es un proceso estándar. Facturación, contabilidad, correo, firma, soporte, nóminas.
- Necesitas que funcione este mes. Un desarrollo tarda semanas; una suscripción, una tarde.
- No sabes todavía cómo va a ser el proceso. Si el flujo aún está cambiando, programarlo es congelar algo que no está listo para congelarse.
- Sois pocos. Con cinco usuarios, casi ninguna cuenta sale a favor de desarrollar.
- El precio por usuario es asumible y previsible. Mientras la suscripción sea un gasto que no duele, no hay problema que resolver.
Si estás en alguno de esos casos, ahórrate el resto del artículo y busca una buena herramienta.
Las cuatro señales de que te has quedado sin SaaS que te sirva
No es una cuestión de tamaño, es de encaje. Estas son las señales, por orden de frecuencia:
1. Pagas varias suscripciones para hacer una sola cosa
Una herramienta guarda los pedidos, otra los clientes, una tercera los envíos, y alguien las mantiene sincronizadas a mano. Cada una funciona bien por separado y el conjunto no funciona.
2. Hay una persona dedicada a mover datos de un sitio a otro
Exportar de aquí, pegar allá, revisar que cuadre. Si sumas lo que cuesta ese trabajo al año, muchas veces te sale el presupuesto de resolverlo de una vez.
3. Has cambiado tu forma de trabajar para encajar en la herramienta
Esta es la más cara y la que menos se ve, porque se asume como normal. Si el equipo hace las cosas de una manera concreta porque el programa no deja hacerlo de otra, estás pagando una suscripción por tener peor operativa.
4. Lo que te diferencia vive en una hoja de cálculo
Si el conocimiento que hace que tu empresa funcione está en un Excel con fórmulas que solo entiende una persona, ya tienes software propio. Lo que no tienes es un software propio que aguante que esa persona se vaya de vacaciones.
La tercera opción que casi nadie plantea
Los artículos que comparan las dos cosas dan por hecho que hay que elegir una y sustituir la otra. En una empresa pequeña, la solución más frecuente no es ninguna de las dos: es dejar cada herramienta donde está y programar solo la pieza que falta.
En la práctica, suele ser una de estas tres:
- El puente: un programa que lee de una herramienta y escribe en otra, para que nadie tenga que copiar nada. Tus suscripciones siguen igual.
- El panel: una pantalla que reúne en un sitio lo que hoy está repartido en cuatro, solo para consultar y decidir. Los datos siguen viviendo donde ya viven.
- El hueco: el trozo concreto que ninguna herramienta cubre —el cálculo raro, la regla propia, el informe que nadie sabe sacar— hecho a medida, y el resto sin tocar.
Cuesta una fracción de reemplazar un sistema, no obliga al equipo a aprender otra interfaz y se puede hacer en semanas. Cuando alguien me pregunta por «un programa a medida», bastante a menudo lo que necesita es esto — y es más barato para él, así que se lo digo. Si el problema es sobre todo trabajo repetitivo, eso tiene nombre propio: automatizar el proceso.
Las cuentas, con números de empresa pequeña
Olvida los estudios con empresas de cien usuarios. Haz esta cuenta con los tuyos:
Lo que pagas hoy al año = usuarios × precio por usuario al mes × 12, sumando todas las suscripciones que participan en ese proceso.
Doce personas a 25 € al mes son 3.600 € al año. Cinco personas a 15 €, 900 €.
Ahora súmale lo que cuesta el trabajo manual que existe por culpa de que las herramientas no se hablan. Si alguien dedica tres horas a la semana a cuadrar datos, son unas 140 horas al año.
Con esas dos cifras, la pregunta se vuelve concreta: ¿en cuántos años se paga solo un desarrollo que quite esto de en medio? Si la respuesta son dos años o menos, la conversación merece tenerse. Si son ocho, quédate donde estás.
Y una advertencia sobre esa cuenta: el software propio no es gratis a partir del segundo año. Alguien tiene que mantenerlo, y ese coste va en la comparación aunque no aparezca en la factura.
Lo que casi nadie te cuenta antes de decidir
Dos cosas que no suelen estar en ningún artículo y que deciden más que el precio.
Tus datos, si algún día te vas del SaaS. Compruébalo antes de meter dentro tres años de trabajo: si puedes exportarlo todo y no solo un listado, en qué formato sale, si incluye el histórico y los adjuntos, y cuánto tiempo puedes acceder a la cuenta tras cancelar. Un proveedor que no responde con claridad a esto ya te ha respondido.
Quién mantiene lo que se desarrolle. Un programa entregado no se queda quieto: las herramientas con las que se conecta cambian, y hay que acompañarlas. Se decide antes de encargarlo —un acuerdo de mantenimiento, o alguien dentro que pueda tocarlo—, no el día que algo deja de funcionar.
Cómo lo planteo yo
Empiezo por entender cómo se hace hoy el proceso, paso a paso. De ahí sale, casi siempre, una lista de lo que no hace falta desarrollar, y eso suele ser lo primero que digo. Si con una herramienta del mercado vas servido, te lo cuento aunque signifique no tener proyecto.
Cuando sí compensa, va con el alcance por escrito y empezando por la pieza que más pesa, no por el sistema entero.
Puedes ver cómo trabajo el software a medida o contarme qué proceso te está costando tiempo. Respondo en menos de 24 horas.